Als Existenzgründer und junger Unternehmer muss man vor allem viel Enthusiasmus für die eigene Geschäftsidee mitbringen und Multitasking fähig sein. Denn die Phase der Existenzgründung ist anstrengend und der Existenzgründer darf nie den Blick für das wachsende Unternehmen verlieren. Umso wichtiger ist es jedoch auch, dass man sich die kleinen und alltäglichen Dinge so einfach wie möglich macht. Keine wiederkehrende Aufgabe darf ein Zeitfresser sein, denn Zeit und Aufmerksamkeit des Existenzgründers werden dringend für den Aufbau des Unternehmens benötigt. Immer höher werden dabei die Ansprüche an die IT. Unabhängig, welcher Branche das Jungunternehmen angehört, wird es nur wettbewerbsfähig entwickeln, wenn es von einer effizienten und sinnvollen IT-Struktur unterstützt wird. Vor allem beim Thema Datenverwaltung gibt es große Unterstützung für den Existenzgründer in Form einer Mediathek oder eines Onlinearchivs.

Die Datenverwaltung eines Unternehmens ist ein Posten, der gerade bei jungen Unternehmen gern unterschätzt wird. Im Unternehmen muss festgelegt werden, welche Daten überhaupt anfallen. Alle Mitarbeiter, die mit diesen Daten arbeiten, brauchen einen dauerhaften und verlässlichen Zugang zu den Daten. Auch Backups zur Sicherung der Unternehmensdaten müssen in die IT-Planung mit einbezogen werden. Für den Existenzgründermag das am Anfang nach einem geringen Problem klingen, doch schon bald wird sich herausstellen, dass es sich hierbei um ein wichtiges Kernstück des Unternehmens handelt. Die notwendige Hardware muss angeschafft werden, Netzwerke müssen aufgebaut werden, die richtige Datenstruktur für das individuelle Unternehmen muss konzipiert und im Unternehmen verbreitet werden. Einen Großteil dieses Aufwands kann man extern mit Hilfe eines Onlinearchivs lösen. Je nach den konkreten Anforderungen gibt es verschiedene Angebote, die zu diesem Zweck in Frage kommen. Die einfachste und preiswerteste Lösung ist ein Onlinespeicher. Zum Beispiel über FTP können verschiedene Mitarbeiter des Unternehmens auf den Speicherplatz online zugreifen und mit den Dateien arbeiten. Meist sind in derartigen Angebote Backups für die Datensicherheit und wichtige Sicherheitskonzepte für die Zugriffe bereits integriert. So kann man auf eigene Hardware und ein eigenes Sicherheitskonzept verzichten. So kann sich der Existenzgründer auf die Kernaufgaben der Unternehmensidee konzentrieren und die Datenhaltung den Experten überlassen. Noch komfortabler und in Sachen schneller Datenzugriff für Existenzgründer geeigneter ist der Zugriff über eine Cloud. Auch hierbei handelt es sich um Speichermedien, die über Internetanbindung verfügen. Hier werden jedoch konkrete Geräte und Nutzer in Echtzeit eingebunden. So sind auf den eingebundenen Endgeräten wie den Firmen-PCs, dem Smartphone des Existenzgründers oder dem Laptop des Geschäftsführers immer alle Daten aktuell. Ein aktiver Datenzugriff nach Änderung entfällt. Auf diese Weise haben alle Berechtigte im Unternehmen sofort den aktuellen Arbeitsstand und Überblick. Das ist vor allem zu Beginn einer Unternehmensgründung immens wichtig. Aber auch komfortable Onlinespeicher, in die man per Drag and Drop Dateien hinzufügt oder ändert, eignen sich für viele Unternehmen in den Kinderschuhen.

Welches Konzept auch für das einzelne Unternehmen passender erscheint, alle Angebote haben eines gemeinsam. Sie erleichtern dem Existenzgründer enorm das Leben. Obwohl er sich über passende Hardware und ein individuelles Sicherheitskonzept selbst keine Gedanken machen muss, sind die Daten stets sicher und vor allem aktuell verfügbar. Ein großer Teil der Aufgaben, die mit der Kernidee des Unternehmens jedoch nichts zu tun haben, ist so in sicherer und professioneller Hand.