Effektiv kommunizieren: die Videokonferenz
Das heutige Wirtschaftsleben ist besonders
kommunikationsintensiv - überhaupt ist
erfolgreiche Kommunikation mit Kunden,
mit Interessenten und mit anderen
Unternehmen, aber auch innerhalb des eigenen
Unternehmens - einer der wichtigsten
Schlüsselfaktoren zum wirtschaftlichen
Erfolg. Neue Technologien ermöglichen heute
eine weitaus größere Bandbreite an
Kommunikationsmöglichkeiten als das noch vor
fünfzehn Jahren möglich war -
vieles davon ist allerdings Fluch und Segen zugleich.
Man muss die gegebenen
Möglichkeiten auch richtig zu nutzen wissen. Das gilt vor allem für
Selbständige und Existenzgründer.
Die Videokonferenz im Schnittpunkt zwischen Meeting und Telefonaten
Persönliche Gespräche sind ein wichtiger Bestandteil des
unternehmerischen Alltags,
und ein probates Mittel zur Abstimmung und Umsetzung
von Strategien, zum Entwurf
von Konzepten oder Zusammenarbeiten und zum
Informationsaustausch und vor allem
zur unternehmerischen Entscheidungsfindung.
Vieles davon kann nur sehr eingeschränkt durch Telefonate,
E-Mails oder Rundschreiben
ersetzt werden. Besprechungen und persönlich mit
geographisch entfernten Teilnehmern
abzuhalten bedeutet aber in der Praxis für
Selbständige meist einen erheblichen
Reiseaufwand, exakte terminliche
Abstimmung und hohe Kosten. Die Videokonferenz
bietet sich hier als probates
Lösungsmittel an, das effizient, zeitlich flexibel und mit
minimalen Kosten für
Selbständige praktisch keinen großen Nachteil gegenüber
persönlichen Meetings
bildet. Gerade aufgrund der geringen Kosten und des
wegfallenden Reiseaufwandes
ist die Videokonferenz für Existenzgründer und
Selbständige ein sehr
vorteilhaftes Mittel.
Die technische Seite - simple Systeme
Die technischen Voraussetzungen für Videokonferenzen sind
unterschiedlich, je nachdem
welches der zahlreichen angebotenen Systeme zum
Einsatz kommen soll. Einfache,
web- oder PC-basierte Anwendungen wie etwa Skype
oder Google Talk ermöglichen eine
effiziente, extrem kostengünstige
Durchführung von Videokonferenzen mit einigen
Teilnehmern. Die technischen
Voraussetzungen für die Nutzung solcher Systeme liegen
lediglich bei der
Anschaffung einer geeigneten Kamera, Lautsprechern und Mikrofon oder
einem
Headset für die Videokonferenz. Die in Laptops meist schon eingebauten Systeme
reichen dabei oft aber für eine solide Gesprächsqualität und Bildübertragung
oft nicht aus. Für die flüssige Übertragung von Sprach- und Bilddaten sollte
ein möglichst schneller Internetzugang zur
Verfügung stehen. Einige der
genannten Anbieter ermöglichen auch den Zugriff auf
einen gemeinsamen Desktop,
das synchrone Betrachten von Dateien oder das
gemeinsame Browsen im Web.
Höherwertige Lösungen
Sind höherwertige Übertragungsqualitäten bei Bild und
Sprache, bessere
Sicherheitsinfrastruktur oder die Möglichkeit, mit sehr vielen
Teilnehmern zu
konferieren gefordert, kann auch auf Videokonferenz-Studios
zurückgegriffen werden,
die für stundenweise Nutzung gemietet werden können.
Sogenannte Rollabouts sind bislang zwar nicht sehr
verbreitet, aber meist eine gute und
noch ausreichend kostengünstige Lösung für
Existenzgründer und Selbständige, die
Oberklasse stellen dann sogenannte
Raumsysteme dar, die direkt in einen größeren
Konferenzraum eingebaut werden
können. Die Möglichkeit, gesamte Konferenzen
aufzuzeichnen, als spätere Referenz
oder um sie zu archivieren besteht bereits bei den
simplen Lösungen, je größer
die Lösung angelegt ist, desto leichter sind im Normalfall
die Bedienbarkeit
und die Aufzeichnungsqualität.
Sicherheitsrelevante Aspekte
Besonderes Augenmerk sollte immer den Sicherheitsaspekten
der jeweils gewählten
Lösung geschenkt werden - Verschlüsselungsstandards,
Sicherheit bei der Übertragung
und Verarbeitung der Audio- und Videoströme
sowie der Schutz des eigenen Rechners
vor potentiellen Angriffen während einer
laufenden Videokonferenz stellen auch für
Existenzgründer und Selbständige
wichtige Aspekte dar, da hier oft großer finanzieller
Schaden entstehen kann.
Die Auswahl des richtigen Systems
Gerade als Existenzgründer - aber auch als Selbständiger -
sollte man sich darüber im
Klaren sein, welchen Kostenaufwand man für eine
Videokonferenz bereit ist, zu tragen.
In vielen Fällen reicht die
eingeschränkte Qualität einfacher Desktop-Systeme, die
zudem noch das
gemeinsame Bearbeiten von Dateien ermöglichen, durchaus aus.
Höherwertige
Systeme, wie etwa gemietete Studios, rechtfertigen dagegen ihren hohen
Kostenaufwand nicht immer. Auf eine entsprechende Übertragungsqualität sollte
man
als Existenzgründer oder Selbständiger aber in jedem Fall Wert legen - das
ist auch so
etwas wie die Visitenkarte für das Unternehmen selbst.