Effektiv kommunizieren: die Videokonferenz

 

Das heutige Wirtschaftsleben ist besonders kommunikationsintensiv - überhaupt ist
erfolgreiche Kommunikation mit Kunden, mit Interessenten und mit anderen
Unternehmen, aber auch innerhalb des eigenen Unternehmens - einer der wichtigsten
Schlüsselfaktoren zum wirtschaftlichen Erfolg. Neue Technologien ermöglichen heute
eine weitaus größere Bandbreite an Kommunikationsmöglichkeiten als das noch vor
fünfzehn Jahren möglich war - vieles davon ist allerdings Fluch und Segen zugleich.
Man muss die gegebenen Möglichkeiten auch richtig zu nutzen wissen. Das gilt vor allem für Selbständige und Existenzgründer.

 

Die Videokonferenz im Schnittpunkt zwischen Meeting und Telefonaten

 

Persönliche Gespräche sind ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Alltags,
und ein probates Mittel zur Abstimmung und Umsetzung von Strategien, zum Entwurf
von Konzepten oder Zusammenarbeiten und zum Informationsaustausch und vor allem
zur unternehmerischen Entscheidungsfindung.

Vieles davon kann nur sehr eingeschränkt durch Telefonate, E-Mails oder Rundschreiben
ersetzt werden. Besprechungen und persönlich mit geographisch entfernten Teilnehmern
abzuhalten bedeutet aber in der Praxis für Selbständige meist einen erheblichen
Reiseaufwand, exakte terminliche Abstimmung und hohe Kosten. Die Videokonferenz
bietet sich hier als probates Lösungsmittel an, das effizient, zeitlich flexibel und mit
minimalen Kosten für Selbständige praktisch keinen großen Nachteil gegenüber
persönlichen Meetings bildet. Gerade aufgrund der geringen Kosten und des
wegfallenden Reiseaufwandes ist die Videokonferenz für Existenzgründer und
Selbständige ein sehr vorteilhaftes Mittel.

 

Die technische Seite - simple Systeme

 

Die technischen Voraussetzungen für Videokonferenzen sind unterschiedlich, je nachdem
welches der zahlreichen angebotenen Systeme zum Einsatz kommen soll. Einfache,
web- oder PC-basierte Anwendungen wie etwa Skype oder Google Talk ermöglichen eine
effiziente, extrem kostengünstige Durchführung von Videokonferenzen mit einigen
Teilnehmern. Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung solcher Systeme liegen
lediglich bei der Anschaffung einer geeigneten Kamera, Lautsprechern und Mikrofon oder
einem Headset für die Videokonferenz. Die in Laptops meist schon eingebauten Systeme
reichen dabei oft aber für eine solide Gesprächsqualität und Bildübertragung oft nicht aus. Für die flüssige Übertragung von Sprach- und Bilddaten sollte ein möglichst schneller Internetzugang zur
Verfügung stehen. Einige der genannten Anbieter ermöglichen auch den Zugriff auf
einen gemeinsamen Desktop, das synchrone Betrachten von Dateien oder das
gemeinsame Browsen im Web.

 

Höherwertige Lösungen

 

Sind höherwertige Übertragungsqualitäten bei Bild und Sprache, bessere
Sicherheitsinfrastruktur oder die Möglichkeit, mit sehr vielen Teilnehmern zu
konferieren gefordert, kann auch auf Videokonferenz-Studios zurückgegriffen werden,
die für stundenweise Nutzung gemietet werden können.

 

Sogenannte Rollabouts sind bislang zwar nicht sehr verbreitet, aber meist eine gute und
noch ausreichend kostengünstige Lösung für Existenzgründer und Selbständige, die
Oberklasse stellen dann sogenannte Raumsysteme dar, die direkt in einen größeren
Konferenzraum eingebaut werden können. Die Möglichkeit, gesamte Konferenzen
aufzuzeichnen, als spätere Referenz oder um sie zu archivieren besteht bereits bei den
simplen Lösungen, je größer die Lösung angelegt ist, desto leichter sind im Normalfall
die Bedienbarkeit und die Aufzeichnungsqualität.

 

Sicherheitsrelevante Aspekte

 

Besonderes Augenmerk sollte immer den Sicherheitsaspekten der jeweils gewählten
Lösung geschenkt werden - Verschlüsselungsstandards, Sicherheit bei der Übertragung
und Verarbeitung der Audio- und Videoströme sowie der Schutz des eigenen Rechners
vor potentiellen Angriffen während einer laufenden Videokonferenz stellen auch für
Existenzgründer und Selbständige wichtige Aspekte dar, da hier oft großer finanzieller
Schaden entstehen kann.

 

Die Auswahl des richtigen Systems

 

Gerade als Existenzgründer - aber auch als Selbständiger - sollte man sich darüber im
Klaren sein, welchen Kostenaufwand man für eine Videokonferenz bereit ist, zu tragen.
In vielen Fällen reicht die eingeschränkte Qualität einfacher Desktop-Systeme, die
zudem noch das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ermöglichen, durchaus aus.
Höherwertige Systeme, wie etwa gemietete Studios, rechtfertigen dagegen ihren hohen
Kostenaufwand nicht immer. Auf eine entsprechende Übertragungsqualität sollte man
als Existenzgründer oder Selbständiger aber in jedem Fall Wert legen - das ist auch so
etwas wie die Visitenkarte für das Unternehmen selbst.